Anonim Şirketlerde Genel Kurul Toplantısına Çağrı (Yeni TTK)

ANONİM ŞİRKETLERDE GENEL KURUL

TOPLANTISINA ÇAĞRI(1)

Giriş

Çağrıda amaç, pay sahiplerinin genel kurul toplantısı yapılacağından ve toplantıda görüşülecek olan hususlardan haberdar olmalarını sağlamaktır. Pay sahipleri kendi özel durumlarına, toplantı tarihindeki işlerine ve gündemin önemliliğine göre toplantıya kendileri katılabilecekleri gibi, temsilcilerini de toplantıya katılmaları için görevlendirebilir veya bizzat yada temsilen katılımda bulunmayabilirler.

Toplantı tarihinden belirli bir süre önce çağrı yapılarak pay sahiplerinin toplantıya hazırlık yapmaları, konuları araştırmaları, yönetim kurulunun faaliyetlerinden, şirketin finansal durumu ve faaliyet sonuçlarından haberdar olmaları sağlanır.

Bu nedenle toplantıya çağrı işlemleri yanında, yönetim kurulunun ve denetim kurulunun toplantıdan belirli bir süre önce gerekli raporlarını ve mali tabloları hazırlamaları ve pay sahiplerinin incelemelerine sunmaları gerekir.

Pay sahipleri, sözkonusu rapor ve tabloları inceleyerek veya bunları kendi görevlendirdikleri uzman kişilere incelettirerek şirketin gidişatı hakkında bilgi sahibi olurlar. Pay sahipleri edindikleri bu bilgiler üzerine, bizzat toplantıya katılma, temsilci atama, temsilciye ne yönde oy kullanacağına dair talimat verme, genel talimat verme yada diğer temsilcilik türlerinden birini tercih ederek oy kullanma yöntemini seçebilirler.

Anonim şirketlerin genel kurul toplantısına ilişkin çağrı konusu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda (YTTK) yer alan hükümlere ek olarak “Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik” hükümleri birlikte değerlendirerek açıklanmaya çalışılmıştır.

Genel Kurulu Çağırmaya Yetkililer

Toplantıya çağrıyı yapmaya yetkili organ yönetim kuruludur. Yönetim kurulu görev süresi sona erse dahi toplantıya çağrıyı yapabilir. Bu hüküm mülga TTK’da bulunmamakta iken yerleşmiş içtihattan alınarak 6102 sayılı TTK’ya dercedilmiştir.

Yönetim kurulu organı yoksa, devamlı olarak toplanamıyorsa veya toplantı nisabı kalmamışsa, tek bir pay sahibi dahi mahkemeden izin alarak çağrıyı yapabilir. Tasfiye memurları da, görevleri ile ilgili konular için, genel kurulu toplantıya çağırabilirler.

Sermayenin en az onda birini, halka açık şirketlerde yirmide birini oluşturan pay sahipleri veya esas sözleşmede öngörülen daha az sermayeye sahip pay sahiplerince, toplantı yapılması için yönetim kuruluna başvurulabilir. Yönetim kurulunca bu talep kabul edildiği halde kırkbeş gün içerisinde çağrı yapılmazsa azlık pay sahiplerince çağrı yapılabilir. Yönetim kurulunca çağrı talebinin (toplantı yapılması isteminin) reddedilmesi veya yedi iş günü içerisinde olumlu cevap verilmemesi halinde ise, azlık mahkemeye başvurabilir. Bu durumda mahkeme genel  kurulu toplamak üzere bir kayyım atar. Bu durumda kayyım çağrı işlemlerini gerçekleştirir.

İmtiyazlı pay sahipleri özel kurulu, genel kurulun imtiyazların kısıtlanması, kaldırılması, değiştirilmesi gibi kararlarına karşı yapılan ayrı bir toplantı (organ olarak da nitelendirilmektedir) olduğundan, 418’inci maddedeki genel nisaplar ve sonuç olarak ikinci toplantı durumu özel kurul için geçerli değildir. Kanundan belirtilen sürelerde yapılan çağrıya rağmen yeterli nisaba ulaşılamaması nedeniyle özel kurul yapılamazsa, genel kurul kararı geçerli sayılır. İmtiyazlı pay sahipleri kurulunu da çağırmaya yönetim kurulu yetkilidir.

Şirketin tasfiye halinde bulunması durumunda, tasfiye memurları da tasfiyeye ilişkin durumlarda genel kurulu toplantıya çağırmaya yetkilidirler.

Toplantıya Çağrının Şekli ve Süresi

Toplantıya çağrıda Kanun öncelik olarak esas sözleşmede gösterilen usulü benimsemiştir. Buna göre çağrı, eğer esas sözleşmede belirtilmişse, e-posta, taahhütlü mektup, noter kanalı, yerel veya ülke çapında yayın yapan gazete, dergi vb. yoluyla, çeşitli yerlere, panolara, reklam tabelalarına ilan yapıştırmak suretiyle, belediye hoparlörlerinden duyur yoluyla, pay sahiplerine bizzat ulaşarak imza karşılığında, telefonla, sözle olarak, telgraf, faks gibi araçlarla veya daha farklı şekillerde yapılabilir.

Kanunun öngördüğü ikinci çağrı şartı, toplantı ilanının, varsa şirketin internet sitesinden duyurulması yoludur. İnternet sitesi kurma zorunluluğu olan şirketler daha önce tüm anonim şirketleri kapsamakta iken YTTK’da yapılan revizyon sonrasında, 1524’üncü maddede yapılan değişiklikle bu zorunluluk 397’inci maddenin dördüncü fıkrası uyarınca denetime tabi sermaye şirketleri kapsamında daraltılmıştır. Bahse konu fıkraya göre denetime tabi şirketler Bakanlar Kurulunun belirlemesine bırakılmış olup Bakanlar Kurulu’nun 2012/4213 sayılı Kararı(3) ile kararlaştırılmıştır. İnternet sitesi kurmaya ilişkin maddenin yürürlük tarihi, 1534’üncü maddeye göre 01/07/2013’tür.

Kanunun toplantıya çağrı için getirdiği üçüncü zorunlu şekil, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde ilan yapılmasıdır.

Bu konudaki dördüncü ve son şekil ise, pay defterinde yazılı pay sahipleri ile pay sahibi olduklarını şirkete karşı ispat eden ve adreslerini bildiren pay sahiplerine iadeli taahhütlü mektupla bildirimdir. Bu bildirimde pay sahiplerine ayrıca toplantıya ilişkin ilanın çıktığı/çıkacağı gazeteler de bildirilir.

İlanda ve mektupla yapılan bildirimlerde, toplantının günü ve saatinin, toplantı yerinin, gündemin, gündemde esas sözleşme değişikliği varsa değişecek maddelerin eski ve yeni halleri, ilk toplantıda yeterli nisap sağlanamamış ise ertelenen bu toplantıda gereken asgari nisap, olağan toplantılar için finansal tabloların, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunun, denetleme raporunun ve kar dağıtım önerisinin ortakların incelemesine sunulduğu ibaresi, organ temsilcisi, bağımsız temsilci ve kurumsal temsilcinin kimlikleri ve iletişim bilgileri yer alır.

Toplantıya çağrı, ilan ve toplantı günleri hariç en az iki hafta önce yapılır. Bu durumda 30/03/2013 Cumartesi tarihinde yapılması planlanan genel kurul toplantısı için, en geç 15/03/2013 Cuma tarihinde çağrı yapılması gerekmektedir. İlk toplantıda nisap sağlanamaması halinde çağrı işlemleri, aynı usulde tekrar yapılır.

Çağrısız Genel Kurul Toplantısı

Bütün payların sahipleri veya temsilcileri, aralarından biri itirazda bulunmadığı takdirde, çağrıya ilişkin usule uyulmaksızın, genel kurul olarak toplanabilir ve bu toplantı nisabı varolduğu sürece karar alabilirler, gündeme oybirliği ile madde ekleyebilirler.

Bu pay sahiplerini, oy hakkına sahip olan pay sahipleri olarak algılamak gerekir. Bu bağlamda oydan yoksun hisse senedi sahiplerini, oy hakkı askıda bulunanları, hamiline yazılı hisse senedi sahibi olup da bunu toplantıdan en az bir gün önce şirkete bildirmemiş olanları, nisap dışında düşünmek gerekir.

Çağrısız toplantı her ne kadar çağrısız gibi yapılmış olsa da, pay sahibi sayısı az olan veya elektronik iletişim araçlarını etkili bir biçimde kullanan şirketlerde, bir şekilde iletişim kurularak toplantı yapılacağı tüm pay sahiplerine bildirilmektedir. Bu durumda Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde ilan verme ile pay sahiplerine iadeli taahhütlü posta ile bildirme işlem ve masraflarından ve esas sözleşmede belirtilen diğer işlemlerin masraflarından kurtulunmuş olacaktır.

Toplantıda Bulundurulması Gereken Defter,   Belge ve Dökümanlar

Toplantıya öncelikle yönetim kurulu tarafından dikkatle hazırlanmış bir pay sahipleri listesi getirilecektir. Bu liste toplantıda pay sahiplerince katılım sağlandıkça imzalanacak ve adı hazır bulunanlar listesi olacaktır.

Toplantıya ayrıca, şirketin esas sözleşmesi, pay defteri, toplantıya çağrının yapıldığına dair ilan ve diğer belgeler, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu, denetleme raporu, finansal tablolar, gündem, esas sözleşme değişikliği varsa Bakanlıktan izin alındığına dair belge ile değişen maddelerin eski ve yeni hallerini gösterir karşılaştırma tablosu, ertelenen toplantı yapılacaksa ilk toplantının tutanağı toplantıda hazır bulundurulur.

Sonuç

Anonim şirket genel kurul toplantılarına ilişkin olarak YTTK’da önemli yenilik ve eklemeler bulunmaktadır. Bunların başında elektronik ortamda genel kurul ve yeni denetim sistemi gelmektedir. Öte yandan Kanunun verdiği yetkiye dayanarak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nca çıkarılan düzenlemelerde de, inisiyatif kullanan önemli yenilikler bulunmaktadır.

Toplantıya çağrı konusunda çıkarılan Yönetmelikte, çağrıyı yapacaklar, gündem, ertelenen toplantılar, ilanın kapsamı, çağrı usulü, toplantıda bulundurulması gereken belgeler gibi konularda ayrıntılı bilgilere yer verilmesi, Kanunda çeşitli maddelerde yer alan benzer konuların belirli başlıklar altında toplanarak düzenlenmesi bir hayli yerinde olmuştur.

________________________________

(1)Bu çalışmada yer alan görüş ve yorumlar yazara ait olup çalıştığı kurumu bağlayıcılığı yoktur.

(2)23/01/2013 tarihli ve 28537 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmış olup aktif toplamı yüzellimilyon TL ve üstü, yıllık net satış hasılatı ikiyüzmilyon TL ve üstü, çalışan sayısı beşyüz ve üstünde olan şirketlerden bu kriterlerden en az ikisine sahip olanlar ile Kararın ekinde yer alan listede sayılan şirketler bağımsız denetime tabi olup bunların internet sitesi kurmaları da zorunludur.

 

MERDAN ÇALIŞKAN

Gümrük ve Ticaret Bakanlığı

Başkontrolörü

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir